إرشادات عن فن إدارة الوقـت

يشتكي كثير من الناس في العصر الحاضر من مشكلة عدم توفر الوقت ، فيقول ماكانزي ، وريتشارد مؤكدين ذلك '' لا يوجد شخص لديه الوقت الكافي '' ثم يتبعان ذلك بقولهما '' لكن مع ذلك كل شخص لديه كل ما هو متوافر من هذا الوقت '' متسائلين ''. إذن ، هل الوقت هو المشكلة أم أنك أنت المشكلة '' ،ولمساعدتك في الإجابة على السؤال السابق ، أطلب منك الإجابة على السؤال التالي : هل يمكن زيادة وقت اليوم والليلة عن أربع وعشرون ساعة ؟ وإجابتك عليه بالطبع سوف تكون : لا ، وبذلك تكون وصلت إلى أن المشكلة هي أنت ، أو بمعنى آخر أن المشكلة هي : ضعف استشعارك أحيانا لأهمية الوقت ، وعدم قدرتك أحياناً أخرى على إدارته بشكل جيد...لذلك يجب علينا التعرف على اهمية الوقت وكيفية استغلاله الاستغلال الامثل ،أليس هو مادة الحياة ومعنى الوجود؟ فما المقصود بادارة الوقت؟ هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والاهداف. فأولا : لا بد من تحديد مشكلة الوقت ، مثلا بالنسبة للموظف : احسب الوقت التقريبي الذي تقضيه يوميا في عملك لانجاز الانشطة التالية : استقبال المراجعين والزوار، والرد على المكالمات الهاتفية والحديث مع الزملاء والموظفين وتناول وجبة الافطار،ومطالعة الجرائد والمجلات.. ثم ضع الوقت التقريبي لكل نشاط والتزم به، واسأل نفسك هل يمكن ان اوفر جزءا من وقت اي نشاط من الانشطة السابقة ..اجمع الوقت الذي يمكن توفيره ،ستلاحظ كمية الوقت الضائعة عليك يوميا وكيف يمكن ان تستفيد منها. ثانيا: تحديد مستوى ادارة الوقت ،اسأل نفسك الاسئلة التالية : هل تتعامل مع كل ورقة عمل مرة واحدة فقط ؟ هل تبدأ مشاريعك وتنهيها في الوقت المحدد لذلك ؟ هل يعلم الناس أفضل وقت للعثور عليك ؟ هل تقوم كل يوم بعمل شيء يقربك من أهدافك بعيدة المدى؟ هل تركز على منع وقوع المشكلات أكثر من محاولة حلها عندما تقع ؟ هل تصل إلى العمل وإلى الاجتماعات وإلى الأحداث في الوقت المناسب ؟هل تقوم بعملية التفويض بطريقة جيدة ؟ هل تعد قوائم بالمهام اليومية ؟و هل تنتهي من جميع عناصر تلك القوائم ؟ هل تجدد أهدافك المهنية والشخصية وتطورها ؟ هل مكتبك نظيف ومنظم ؟ هل تعثر على العناصر بسهولة في ملفاتك ؟ ثالثا :مضيعات الوقت ، يعرف كل من ماكانزي ، وريتشارد مضيعات الوقت بأنها '' كل ما يمنعك من تحقيق أهدافك بشكل فعال '' ، ويبينان أنه تم - من خلال عدة دراسات- تجميع مضيعات الوقت الشائعة فبلغت (40) مضيعاً ، وقد قاما بتصنيفها إلى سبع مجموعات حسب الوظائف الإدارية وذلك على النحو التالي : 1) في التخطيط : الإدارة بالأزمات ، تغيير الأولويات، محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد / تقديرات غير واقعية للوقت، العجلة / عدم الصبر..الخ 2) في التنظيم : خلط المسؤولية والسلطة ،تعدد الرؤساء، عدم التنظيم الشخصي / طاولات المكتب المزدحمة، ازدواجية الجهد، الأعمال الورقية / الروتين / القراءة..الخ 3) في التوظيف: الزيادة أو النقص في عدد الموظفين، موظفون غير مدربين / غير أكفاء، التغيب/ التأخر / الاستقالات، الموظفون الاتكاليون. 4) في التوجيه: نقص الدافع / اللامبالاة، التفويض غير الفعال / الاشتراك في تفاصيل روتينية، نقص في التنسيق / وفي العمل. 5) في الاتصالات: عدم وضوح أو فقدان الاتصالات والإرشادات، حمى المذكرات الداخلية/ الاتصالات الكثيرة الزائدة، الاجتماعات. 6) في صنع القرارات: طلب الحصول على كل المعلومات، التأجيل / التردد، قرارات سريعة. 7) في الرقابة: الزائرون المفاجئون، المقاطعات الهاتفية، عدم القدرة على قول '' لا''، نقص الانضباط الذاتي، فقدان المعايير / الرقابة / وتقارير المتابعة، المؤثرات البصرية الملهية / الضجيج، عدم العلم بما يجري حولك..الخ والان بعد ان تعرفت على مشكلة الوقت واسبابها،عليك وضع خطة تضع فيها الاهداف،مثل : ما الذي تريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟ ما هو التخصص الذي ستتخصص فيه؟ لا يعقل في هذا الزمان تشتت ذهنك في اكثر من اتجاه، لذلك عليك ان تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيط لحياتك وبعدها تأتي مسألة تنظيم الوقت. بعض من الامور تساعدك على تنظيم وقتك: هذه النقاط هي أمور أو أفعال، تساعدك على تنظيم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيم وقتك. * وجود خطة، فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحيا